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1. O que é o Sped Contábil?

É a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de Sped Contábil. Corresponde à obrigação de transmitir em versão digital os seguintes livros:

I - livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II - livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

2. Qual é a diferença entre o Receitanet e o ReceitanetBX?

O programa Receitanet é utilizado para transmissão da escrituração contábil digital, enquanto o programa ReceitanetBX é utilizado para fazer o download da escrituração contábil digital já transmitida pelo contribuinte e dos dados agregados gerados pelo sistema.

O download, via ReceitanetBX, segue as seguintes regras:

- Contribuintes: acessam apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do seu CNPJ.

- Representante Legal: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele representa.

- Procuração Eletrônica: acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados agregados do CNPJ do qual ele é procurador.

3. O que são Dados Agregados?

Os dados agregados consistem na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis.

O sistema gera automaticamente os arquivos de dados agregados, assim que recebe a escrituração contábil digital.

4. Qual é o significado de Livro Digital, de Escrituração Contábil Digital, de Escrituração Contábil em Forma Eletrônica e de Sped Contábil?

Todos esses termos são sinônimos.

O Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) adota a terminologia "Livro Digital", a Receita Federal do Brasil (RFB) utiliza "Escrituração Contábil Digital", o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) utiliza "Escrituração Contábil em Forma Eletrônica".

Finalmente, Sped Contábil seria uma forma "coloquial" de nomear os termos acima.

5. Quais são pessoas jurídicas obrigadas a entregar o Sped Contábil?

Segundo a Instrução Normativa RFB n^o 787, de 19 de novembro de 2007, estão obrigadas a adotar a ECD:

I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1^o de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB n^o 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;

II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1^o de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

Portanto, a partir do ano-calendário 2009, estão obrigadas ao Sped Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real.

Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.

As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.

6. É obrigatória a transmissão do Sped Contábil mesmo para as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real, mas que não tiveram movimento no período?

As regras de obrigatoriedade não levam em consideração tal aspecto. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil. Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias (como apresentação de DCTF e DIPJ), entre outras.

7. Quais são os prazos para apresentação dos livros digitais?

Para a Receita Federal, o prazo foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº 787/07:

Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento.

§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

§ 3º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2009.

§ 4º Excepcionalmente, em relação aos fatos contábeis ocorridos entre 1º de janeiro de 2009 e 30 de junho de 2010, o prazo de que trata o caput e o § 1º será até o dia 30 de julho de 2010.

§ 5º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

É importante não confundir a OBRIGATORIEDADE (art. 3º) com o prazo de apresentação.

PERÍODO DA ESCRITURAÇÃO	PRAZO DE ENTREGA
SITUAÇÃO NORMAL:
01.01.2008 A 31.12.2008	30.06.2009
01.01.2009 A 31.12.2009	30.07.2010
01.01.2010 A 31.12.2010	30.06.2011
SITUAÇÃO ESPECIAL (cisão, fusão, incorporação ou extinção) ocorrida entre:
01.01.2008 e 31.12.2008	30.06.2009
01.01.2009 e 31.12.2009	30.07.2010
01.01.2010 e 30.06.2010	30.07.2010
01.07.2010 e ................	Último dia útil do mês seguinte ao do evento

 

Os prazos acima são para fins fiscais e previdenciários. Nada impede que outros órgãos definam prazos diferentes.

8. Quais são os livros abrangidos pelo Sped Contábil?

Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas.

O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único (vide Resolução CFC n^o 1.020/2005). Cabe ao programa validador (PVA) do Sped Contábil mostrá-los no formato escolhido pelo usuário.

São previstas as seguintes formas de escrituração:

• G - Diário Geral;
• R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar);
• A - Diário Auxiliar;
• Z - Razão Auxiliar; e
• B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil:

Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica.

Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.

Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no Sped, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar).

É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B).

O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais:

Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa.

§ 1^o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticad<>os, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação.

Temos, assim, mais três tipos de livro:

R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar).

É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do § 1º do art. 1.184 acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. Complementarmente ainda poderá entregar o livro Razão Auxiliar (Z).

A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida.

É o livro auxiliar previsto no nos termos do § 1º do art. 1.184 acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida. Este livro será obrigatório caso o contribuinte tenha optado pelo LIvro Diário com Escrituração Resumida (R). A quantidade de Livros Diário Auxiliar(A) será a mesma indicada no Registro I012 do - Livro Diário com Escrituração Resumida.

Z – Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração).

O art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado para apresentar outras informações necessárias. Coexiste com os arquivos R e A. É uma "tabela" onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo.

O Art. 1.185 dispõe: "O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele." Tem-se, assim, a segunda exceção:

B - Livro Balancetes Diários e Balanços.

Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, praticamente, só é encontrado em instituições financeiras. A legislação não obsta a utilização concomitante do livro "Balancetes Diários e Balanços" e de livros auxiliares.

Existe controvérsia sobre a obrigatoriedade de autenticação, pelas empresas não regulamentadas pelo Banco Central, das fichas de lançamento já que o Código Civil determina:

Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis.

Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute:

http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2007/AnexoUnicoINRFB787.doc

9. Há necessidade de impressão dos livros?

São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas, em microfichas ou digital.

Assim, elas não podem coexistir em relação ao mesmo período. Ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso.

Em resumo, os livros digitais não precisam ser impressos.

Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio:

http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

10. Qual é a quantidade de livros por arquivo?

Cada livro é um arquivo distinto. Assim, um arquivo não pode conter mais de um livro.

Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio.

http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

11. Quais são os limites de tamanho e de período dos livros?

Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que não ultrapasse 1 GB (gigabyte).

Portanto, o livro é mensal e não existe limite de tamanho.

Por outro lado, se o livro for contemplar mais de um mês, não poderá ultrapassar 1 GB.

Estima-se que, em 1GB, possam ser inseridos até 11.000.000 registros do Sped Contábil.

Existem outros limites:

- todos os meses devem estar contidos no mesmo ano;

- não deve conter fração de mês (exceto nos casos de abertura, cisão, fusão, incorporação ou extinção);

- havendo mais de um mês, não pode haver descontinuidade na seqüência de meses.

Conforme determina a IN DNRC n^o 107/07, quando existem livros auxiliares, os períodos da escrituração do livro principal (Diário ou Livro de Balancetes Diários e Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem ser os mesmos.

Nos casos de incorporação, cisão ou fusão, devem ser gerados dois conjuntos de livros: um para o período até a data do evento e outro para o período remanescente.

Deve-se tomar muito cuidado para evitar que períodos sobrepostos sejam informados (ainda que de um só dia), pois a transmissão será rejeitada

APURAÇÃO TRIMESTRAL DO IRPJ: Respeitados os limites acima descritos, ainda que a apuração do IRPJ seja trimestral, o livro pode ser anual. A legislação do IRPJ obriga à elaboração e transcrição das demonstrações na data do fato gerador do tributo. Nada impede que, no mesmo livro, existam quatro conjuntos de demonstrações trimestrais e a anual.

MUDANÇA DE CONTADOR NO MEIO DO PERÍODO: Respeitados os limites acima, o período da escrituração pode ser fracionado para que cada contabilista assine o período pelo qual é responsável técnico.

12. Quais são os dados fornecidos nos termos de abertura e de encerramento?

NUM_ORD: número de ordem do instrumento de escrituração.

É o número do livro. A numeração dos livros é seqüencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital). Assim, se o livro anterior, em papel, é o 50, o próximo (digital ou não) é o 51.

Os livros Diários (G e R) devem ter a mesma seqüência numérica.

Os Diários Auxiliares devem ter numeração própria, sequencial, por espécie, assim como o livro Razão Auxiliar.

Assim, se foram utilizados "Diário Auxiliar de Fornecedores" e "Diário Auxiliar de Clientes", cada um terá uma sequência distinta.

Para maiores esclarecimentos, consulte a legislação do Departamento Nacional de Registro do Comércio.

http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

NAT_LIVR: natureza do livro; finalidade a que se destina o instrumento de escrituração.

É o nome, a denominação do livro.

Normalmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns: Diário e Diário Geral;

Os nomes mais comuns de livros auxiliares mais são: "Diário Auxiliar de .....";

"Razão Auxiliar de ....."; "Livro Caixa"; "Livro de Inventário".

NOME: nome empresarial

Assegure-se de que o nome esteja escrito exatamente, como nos atos constitutivos da empresa. Pequenas divergências no nome podem levar o livro a ser colocado em exigência.

DT_ARQ: data do arquivamento dos atos constitutivos.

É a data de arquivamento do ato de constituição da empresa. As datas de alterações contratuais devem ser desconsideradas. Em termos práticos, é a data do NIRE.

DT_ARQ_CONV: data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em empresária.

Com o novo Código Civil, parte das antigas sociedades civis passou a ser classificada como sociedade empresária. Com isto, deixaram de ter registro em cartório e passaram para as juntas comerciais. É a data em que a Junta Comercial arquivou o documento que formaliza a conversão. Em termos práticos, é a data do NIRE.

13. Como é o procedimento para a assinatura digital do livro?

São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista.

Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último.

Atenção, pois o PVA do Sped Contábil só permite que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930.

Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados.

Conforme Instrução Normativa DNRC n^o 107/08, o Livro Digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. O Sped não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial.

A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada.

Nota: Foi identificada uma incompatibilidade com os certificados emitidos pelo Serasa quando, na instalação, é aceita a sugestão de driver feita pelo Windows. Remova o driver e instale somente aquele fornecido pelo Serasa.

Nota: O gerenciador de certificado da Caixa, denominado Charismatics, apresenta um conflito quando há outro gerenciador instalado na mesma máquina. Portanto, nessa situação, é necessário desinstalar o(s) outro(s) gerenciador(es), caso exista(m).

14. O que é um requerimento de autenticação?

São dois tipos de requerimento:

- Autenticação de livro (inclusive nos casos de extravio, deterioração ou destruição)

- Substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial.

Número da guia de recolhimento: consulte a Junta Comercial de sua jurisdição para obter a informação. A Junta Comercial de Minas Gerais dispensa o preenchimento do campo. Quando a informação não estiver disponível, preencher com "INEXISTENTE". O preenchimento incorreto do campo pode gerar atraso na autenticação do livro.

Os requerimentos de extravio, deterioração ou destruição não serão aceitos quando o livro "original" tiver sido enviado para o Sped e ainda estiver em sua base de dados. Nesse caso, enquanto não estiver disponível o download do livro para o seu titular, solicite uma cópia a um dos membros do Sped que possa ter acesso à escrituração.

Para que o livro colocado em exigência possa ser autenticado é indispensável, após a realização de qualquer tipo modificação em seu conteúdo, a remessa do novo livro, com requerimento de "substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial".

Quando a resolução da exigência não depender de modificação do livro, basta comunicar à Junta Comercial que as providências foram tomadas para que ela retorne à análise do livro.

Consulte a Junta Comercial de seu Estado sobre os procedimentos específicos para comunicação de que a exigência foi cumprida.

15. É possível fazer a retificação do livro digital?

Sim, é possível. Contudo, após a autenticação o livro não pode ser substituído.

Se o livro já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no PVA do Sped Contábil, o menu "Consulta Situação".

O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.

Se o livro estiver "em análise", dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência.

Pelo Ofício Circular n^o 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.

Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.

Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5^o da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):

Art. 5^o A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada."

Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:

Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.

§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.

§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema."

Atenção: O sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo.

Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.

Roteiro prático retificação (ou substituição) do livro:

1. Corrija as informações no arquivo (livro digital);

- se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres "estranhos" que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo Bloco de Notas.

2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil;

3. Assine;

4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega.

A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F. (Não há a letra "O" no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.

5. Assine o requerimento; e

6. Transmita.

16. É possível substituir um livro colocado em exigência mesmo após ter transmitido uma escrituração de período posterior?

Sim, é possível. Por exemplo, é possível substituir um livro de 2009, mesmo após já ter transmitido 2010.

17. O que são os erros e advertências na validação?

Erros impedem a continuidade dos trabalhos. As advertências, não. No caso de advertência, cabe ao usuário avaliar se ela é ou não um erro.

As validações são executadas em três blocos. O segundo bloco só é realizado se não forem encontrados erros na execução do primeiro bloco. As do terceiro, só se o arquivo passar no segundo. Assim, depois de consertados os erros identificados no primeiro conjunto de regras, podem aparecer erros que não foram listados na primeira validação.

18. O que significa o registro 0007?

Informe, neste registro, as inscrições cadastrais em entidades relacionadas na tabela divulgada pelo Ato Declaratório Cofis 36/07 (disponível no menu Sped Contábil > Legislação). No caso de secretarias estaduais de fazenda, informe a "inscrição estadual" do ICMS.

O código da empresa no Banco Central corresponde ao ID_Bacen, conforme registrado no Unicad, composto por 8 dígitos e iniciados com a letra "Z".

19. O que significa o registro 0150?

É um conjunto de informações para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa tem alguns tipos de relacionamentos específicos. Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos (tabela anexa ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07):

CÓD_REL	Tipo do relacionamento
01	Matriz no exterior;
02	Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior;
03	Coligada, inclusive equiparada;
04	Controladora;
05	Controlada (exceto subsidiária integral);
06	Subsidiária integral;
07	Controlada em conjunto;
08	Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM);
09	Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes;
10	Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes;
11	Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes.

A grande maioria dos clientes e fornecedores das empresas não preenche os requisitos para ser incluída nos registros 0150.

20. O que é o hash do livro?

Ao ler o arquivo para a validação, o Programa Sped Contábil calcula o hash do arquivo.

Se validado o livro digital, o hash do arquivo pode ser obtido utilizando o menu "Visualização > Dados da Escrituração". Despreze os separadores e o dígito verificador para transcrever o hash em quaisquer campos do arquivo.

O algoritmo utilizado é o SHA1.

21. O que é o plano de contas da empresa?

A Escrituração Contábil Digital é a contabilidade comercial das empresas e, portanto, baseada no plano de contas que a empresa utiliza para o registro habitual dos fatos contábeis.

Assim, os códigos das contas analíticas do plano da empresa são os que devem ser informados nos seguintes registros:

• I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar.
• I050: Plano de Contas.
• I155: Detalhe dos Saldos Periódicos.
• I250: Partidas do Lançamento.
• I310: Detalhes do Balancete Diário.
• I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento.

22. O que é o plano de contas referencial?

Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051 não é obrigatório.

O plano de contas referencial é um plano de contas, elaborado com base na DIPJ.
Tem por finalidade estabelecer uma relação (DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ.

As empresas em geral devem usar plano referencial divulgado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Cofis nº 20/09 (observe que os códigos do plano anterior fazem parte do novo e, tendo havido alteração, a data de fim de validade foi está preenchida).

As financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras não precisam informar o registro I051.

CONTAS DE CUSTOS. A indicação das contas do plano referencial para as contas de custos depende do fluxo contábil adotado. Se os custos são formados em contas próprias, transferidos para estoques e, daí, para custo dos produtos vendidos (ou dos serviços vendidos), indique apenas as contas referenciais do grupo 5 para as contas formadoras de custos. Se são lançados diretamente em contas/subcontas de custo dos produtos vendidos (CPV ou CSV) e os estoques são transferidos para o ativo por meio de uma conta redutora (ou procedimento semelhante), informe duas contas referenciais (registros I051) para cada conta contábil (I050): o próprio CPV (grupo 3) e a conta do grupo 5.

CONTAS DE COMPENSAÇÃO E CONTAS TRANSITÓRIAS. O plano de contas referencial não tem contas de compensação nem as transitórias (como a de encerramento do resultado). Assim, não informe registro I051 para elas. Preferencialmente, no campo natureza da conta do registro I050, informe o código 09 (outras) para as contas transitórias. Isso facilitará a migração da informação para o FCont.

23. Quais são as demonstrações contábeis obrigatórias na transmissão do Sped Contábil?

Segundo o Código Civil, o Balanço e a Demonstração do Resultado Econômico devem elaboradas no encerramento do exercício social ser transcritos no Diário. Outras normas estabelecem prazos diferentes. O Banco Central, por exemplo, estabelece que as demonstrações são semestrais.

Como a escrituração contábil digital pode ser mensal, pode ocorrer de a empresa não ter elaborado as demonstrações naquele mês.

Além disso, o Sped não tem como saber a data do encerramento de exercício social. Estes aspectos impossibilitam estabelecer, no Programa do Sped Contábil, a obrigatoriedade de tais registros.

Assim, as demonstrações são obrigatórias, mas podem não estar no livro, quando ele não contenha a data a que se referem.

APURAÇÃO TRIMESTRAL DO IRPJ: A legislação do imposto de renda determina que as demonstrações devam ser elaboradas (e transcritas na escrituração) na data da ocorrência do fato gerador. Assim, se a apuração for trimestral, elas também serão trimestrais.

Respeitados os limites de tamanho do arquivo, o mesmo livro pode conter várias demonstrações, desde que o período seja distinto. Assim, um mesmo livro pode conter 4 demonstrações trimestrais, 2 semestrais e uma anual.

VALIDAÇÕES

1. Saldos X Demonstrações

Pelos registros I052 (não obrigatórios) é feita uma correlação entre as linhas das demonstrações contábeis (J100 e J150) com as contas analíticas do Plano de Contas (I050).

O Programa do Sped Contábil totaliza os registros de saldos periódicos (I155), na data do balanço, com base no código de aglutinação. O valor assim obtido é confrontado com as informações constantes do balanço (J100). O mesmo procedimento é adotado para conferência dos valores lançados na Demonstração do Resultado do Exercício (J150), mas valores totalizados são obtidos dos registros de "saldo das contas de resultado antes do encerramento" (I355). Havendo divergência, é emitida uma advertência. Cabe ao titular da escrituração verificar se a advertência corresponde a um erro e se deve fazer alguma correção na ECD.

2.Totais e subtotais

O PVA tenta verificar o cálculo de totais e subtotais. Estruturas de demonstrações onde as totalizações são feitas forma, ora para cima e ora para baixo, ou onde as linhas analíticas têm níveis variados, podem gerar advertência. Cabe ao usuário verificar se as advertências representam ou não um erro.

FORMA

As demonstrações contábeis serão exibidas na mesma ordem em que as linhas foram inseridas no arquivo.

DEMONSTRAÇÕES CONSOLIDADAS

São as demonstrações de empresas distintas mas que, por força da legislação, devam ser apresentadas de forma consolidada. Não confunda com a consolidação de resultados de filiais, quando for adotada a escrituração descentralizada.

24. Quais são as obrigações acessórias dispensadas caso a empresa transmita a escrituração via Sped Contábil?

Existe uma dispensa implícita: da impressão dos livros.

A RFB dispensou os usuários da ECD das seguintes obrigações acessórias (Instrução Normativa nº 787/07

http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm):

Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre: (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006. (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário (Lei nº 8.218, de 1991, art.14, e Lei nº 8.383, de 1991, art. 62). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1991 (Instrução Normativa SRF nº 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alínea b). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos ao Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, supre: (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

I - a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48). (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

II - em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006. (Incluído pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

25. Há obrigatoriedade da escrituração em partidas dobradas?

Extraído do Parecer CT/CFC nº 12/03 (Relatora: Contadora Verônica Cunha de Souto Maior):

"Dessa forma, pode-se depreender que o método das partidas dobradas é um princípio fundamental do registro na Contabilidade, de uso universal, não havendo, portanto, a possibilidade, no atual estágio de evolução das Ciências Contábeis, do uso de outro método que não reflita, ou tenha como premissa, o equilíbrio patrimonial entre origem e aplicação de recursos de um mesmo fato contábil." (grifamos)

O mesmo entendimento se aplica à utilização de uma conta única que recebe todas as contrapartidas do lançamento. Ela não é, efetivamente, nem origem nem aplicação de recursos.

26. Quais são as configurações de "firewall" e "proxy" para a transmissão da escrituração via Receitanet?

O Receitanet utiliza, na transmissão, a porta 3456 e o endereço IP 200.198.239.21 Para verificar se a conexão está sem problemas, execute o comando "telnet 200.198.239.21 3456"

27. Quais são as validações no momento da transmissão?

São feitas somente as seguintes verificações:

1 - validade dos certificados digitais utilizados nas assinaturas do livro e do requerimento;

2 - verificação de repetição de número de outro livro já enviado (com exceção dos substituídos e dos indeferidos);

3 - sobreposição do período em relação a outra ECD já enviada; e

4 - integridade da transmissão.

As validações de certificado são normalmente realizadas pelo Receitanet.

Duplicidade do arquivo da escrituração contábil

Durante a transmissão do arquivo da escrituração contábil deverá ser verificado se o arquivo da escrituração já foi enviado anteriormente.

Para tanto devem ser considerados os seguintes dados que combinados tornam uma escrituração contábil única:

1 – CNPJ

2 – NIRE

3 – Forma de Escrituração Contábil

4 – Número do livro

5 – Natureza do livro (somente será considerado para formação da identificação única se a forma da escrituração for Auxiliar(A) ou Razão Auxiliar(Z).

Se for identificada alguma escrituração já enviada anteriormente com os dados acima, o sistema deverá verificar ainda:

1 – Situação da escrituração

2 – Hash da escrituração

Caso a situação da escrituração já enviada seja "indeferida" e o hash seja diferente da escrituração a ser transmitida, o sistema não deverá considerar uma escrituração duplicada, e deverá permitir a transmissão da escrituração. Caso contrário, a escrituração será considerada duplicada.

Sobreposição de período do arquivo da escrituração contábil

Durante a transmissão do arquivo da escrituração contábil deverá ser verificado se o arquivo não está sobrepondo o período de outro que já foi enviado anteriormente.

Para tanto devem ser considerados os seguintes dados que combinados criam a identificação única da escrituração contábil por período:

1 – CNPJ

2 – NIRE

3 – Forma de Escrituração Contábil

4 – Natureza do livro (somente será considerado para formação da identificação única se a forma da escrituração for Auxiliar(A) ou Razão Auxiliar(Z)).

Se o período da escrituração não estiver sobreposto não é necessário fazer nenhuma validação relativa a equivalência de formas da escrituração.

Contudo, considerando que o período de duas escriturações estejam sobrepostos é necessário fazer a validação da equivalência de formas da escrituração.

28. Quais são as configurações necessárias para consultar a situação da escrituração no programa do Sped Contábil?

Para consultar a situação, o PVA utiliza o IP 200.198.239.22 e a porta 80.

Caso apareça a mensagem de erro "Erro ao consultar situação. Falha na conexão com o servidor", deve ser adotado o seguinte procedimento:

1 - No Windows, selecionar: Iniciar => Executar;

2 - Digitar "cmd" (para abrir o prompt de comando) e clicar "ok";

3 - Na janela aberta, digitar: "telnet 200.198.239.22 80";

4 - Se a tela ficar toda preta é porque existe conectividade;

5 - Se aparecer a mensagem "Conectando-se a 200.198.239.22. Não foi possível abrir conexão com host na porta 80: conexão falhou", a rede utilizada pelo usuário para acesso está sem conectividade com a internet ou algum ativo de rede (firewall) está bloqueando o acesso.

29. Qual é o procedimento se já existirem livros em papel autenticados?

Não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período.

Além disso, a RECOMPOSIÇÃO da escrituração só é admitida nos casos de extravio, destruição ou deterioração.

Algumas empresas, na mesma situação, estão gerando dois conjuntos de livros digitais: um do período já autenticado em papel e outro para o remanescente.

No primeiro conjunto, tentam manter a mesma numeração dos livros em papel.

Quanto isto é impossível, por existir mais de um livro em papel no período do livro digital, informam no campo "número do livro" o primeiro número da seqüência e, após o nome do livro (Campo NAT_LIVR), informam que "este livro corresponde aos livros ...... a ..... em papel".

O primeiro conjunto terá sua autenticação indeferida pela Junta Comercial, mas o objetivo é evitar a imposição de penalidade pela RFB.

30. É possível transmitir as escriturações validadas em quaisquer versões do programa do Sped Contábil?

Sim, as escriturações validadas em quaisquer das versões podem ser transmitidas.

31. Qual é a página do Diário onde estão as demonstrações e número da autenticação para informar na DIPJ?

Na ECD não existe número de página. Assim, é impossível o preenchimento de tal campo na DIPJ.

Caso a ECD já tenha sido entregue, mas ainda está pendente de autenticação pela Junta Comercial, não é posível o preenchimento do campo na DIPJ. Guarde o recibo de entrega da ECD para eventual comprovação.

A RFB tem acesso às informações do Sped que comprovam o fato.

32. Qual é a multa por atraso na entrega da escrituração digital?

A legislação prevê multa de R$ 5.000,00, por mês de atraso ou fração de mês.

Assim, se o prazo termina no dia 30/06 e o livro for entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 5.000,00. O valor é mantido até o último dia do julho. Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$ 10.000,00. E, assim, sucessivamente.

A notificação NÃO é automática. Ou seja, o contribuinte deve aguardar a emissão notificação pela Receita Federal. Existe possibilidade de redução do valor, nos casos de pagamento dentro do prazo previsto na notificação.

33. Como fazer se o livro digital foi extraviado ou corrompido?

Algumas vezes, o programa do Sped Contábil avisa que a escrituração foi alterada ou não pode ser localizada na pasta original.

Isso ocorre porque programa do Sped Contábil "memoriza" a pasta na qual a escrituração está gravada. Esta pasta foi indicada quando efetuou-se a validação.

OBS. Pode-se verificar que pasta é esta visualizando a escrituração e procurando o campo "Localização do Arquivo" nos "Dados Escrituração".

Usualmente, o programa do Sped Contábil, ao efetuar alguma operação sobre a escrituração, procura-a nesta pasta.

Se a escrituração não está mais acessível (por exemplo, foi removida da pasta, teve o nome trocado, ou a pasta foi mudada de posição), ou foi alterada ou corrompida (editada, por exemplo), programa do Sped Contábil emite uma mensagem de erro.

O que fazer então?

Pode-se tentar:

A. Consertar a situação, isto é, restaurar a pasta com a escrituração original. Isso é fácil de fazer se a pasta foi movida para outro lugar ou teve o nome alterado. Se a escrituração transmitida foi editada, isso não é possível; ou:

B. Restaurar uma cópia de segurança previamente feita. É recomendável efetuar uma cópia de segurança da escrituração após o envio. Ou:

C. Utilizar o aplicativo ReceitanetBX para fazer o download da escrituração.

Enquanto o livro estiver no ambiente do Sped, o contribuinte poderá fazer o download.

Para baixar o arquivo, é exigido certificado digital (A1 ou A3) da pessoa jurídica, do representante legal ou do procurador (procuração eletrônica da Receita Federal do Brasil, serviço do e-CAC).

Roteiro para baixar a escrituração contábil utilizando o ReceitanetBX e importá-la no PVA Contábil

1. Instale o aplicativo ReceitanetBX no computador. O instalador do ReceitanetBX pode ser baixado do site do Sped Contábil, na área de download. OBS. Escolha o perfil correto, Contribuinte, Procurador ou Representante Legal. Em caso de procuração, garanta que a autorização de efetuar o download de ECD esteja marcada no e-CAC.

2. Qualquer termo (de Autenticação, Indeferimento ou Exigência) lavrado pela junta comercial também será baixado no mesmo ato. O termo será gravado automaticamente junto com a escrituração.

OBS. O ReceitanetBX grava os termos e a escrituração na pasta que pode ser verificada no menu Ferramentas/Opções, campo "Salvar os arquivos em". Essa pasta pode ser trocada.

3. Após o download, importe (valide) o livro digital no PVA Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil. Como o livro já foi assinado, o programa pergunta se existe termo de autenticação. A indicação do termo de autenticação torna a validação mais rápida.

A partir deste momento, pode-se, no programa do Sped Contábil, Visualizar e Imprimir a escrituração, inclusive os termos, e, manter-se informado sobre o estado da escrituração, utilizando Consulta Situação.

34. Na transmissão da escrituração contábil digital há recuperação de saldos?

Não há recuperação de saldos no Sped Contábil. Os valores dos saldos mostrados correspondem aos valores informados no arquivo de transmissão.

35. Onde encontro as especificações dos registros e as validações que são realizadas no arquivo da escrituração a ser transmitida?

Clique em "Ajuda", no programa do Sped Contábil, clique novamente em "ajuda" e, ao abrir a nova janela, clique em "Dados Técnicos de Geração do Arquivo".